Aujourd’hui, les équipes, en particulier les équipes distantes et géographiquement dispersées, sont confrontées à de nombreux défis pour rationaliser leurs flux de travail et améliorer la collaboration. Les entreprises se tournent vers les solutions numériques pour améliorer la collaboration. tout savoir sur beecome par ici
Dans cet article, nous passons en revue les avantages les plus importants des logiciels de collaboration et nous vous disons comment ces derniers peuvent avoir un impact sur votre entreprise.
#1 Amélioration de la communication
La communication sur le lieu de travail est-elle vraiment importante ? Sans aucun doute. Les employés doivent faciliter le flux d’idées au sein de leur organisation et partager des choses avec des personnes d’autres lieux de travail instantanément.
La collaboration en personne est formidable, mais il n’est pas toujours possible pour les membres de l’équipe d’être présents au même moment et au même endroit. Les logiciels de collaboration permettent aux personnes de différents endroits de partager du contenu sous forme de documents, de messages, de vidéos et d’autres formats. Une communication efficace et rapide doit se faire sous forme de dialogue, et non sous forme d’e-mails qui peuvent être ignorés, s’empiler ou être difficiles à trouver. Les outils de collaboration tels que Slack, Cisco Spark et Hive élargissent les possibilités de communication en:
- Organisant les discussions en canaux
- Portant des appels vocaux et vidéo
- Intégrant diverses apps populaires (Google Drive, Trello, Dropbox, etc.)
- Fournissant une navigation facile dans les documents
#2 Gestion de projet améliorée
Gérer un projet peut être simple, mais comment éviter de se perdre parmi des dizaines ou des centaines de projets sans un outil de collaboration en ligne utile ?
La gestion de projet comprend quatre fonctions principales : planification, organisation, direction et contrôle. Lors de la première étape, la planification, le chef de projet crée un plan détaillé basé sur l’objectif de l’entreprise et des recherches approfondies. Les logiciels de collaboration aident à planifier toutes les étapes de la planification du projet et à partager les idées entre tous les membres de l’équipe. Il aide également l’équipe à prendre des décisions éclairées en mettant tous les détails du projet en un seul endroit.
L’organisation consiste à mettre en place la structure de l’équipe de développement logiciel d’un projet. Lorsque les responsables ont besoin de trouver le bon spécialiste pour une certaine tâche, ils peuvent rechercher les profils des employés dans le logiciel de collaboration où les compétences de base sont répertoriées.
La direction fait référence à la gestion du projet et à la motivation des employés pour qu’ils soient plus productifs. Avec le logiciel de collaboration, la coordination des activités du projet entre les différents membres et équipes est beaucoup plus facile. Toutes les informations sont disponibles sur la même page, tous les documents peuvent être partagés, et les délais peuvent être fixés de manière pratique afin que le processus de gestion soit sans erreur. Pour obtenir un succès à long terme, il est essentiel de contrôler l’avancement du projet. Le logiciel de collaboration joue un grand rôle dans le suivi des étapes du projet et aide à voir que les tâches sont effectuées à temps.
#3 Flux de travail rationalisé des équipes
La collaboration transparente des équipes accélère la progression et le succès des entreprises. Les logiciels de collaboration peuvent améliorer le flux de travail des équipes Agile de la manière suivante :
Meilleures possibilités de travail à distance
Les logiciels de collaboration permettent aux équipes Agile distantes de travailler efficacement en leur permettant de planifier des réunions quotidiennes pour tenir les membres de l’équipe informés des tâches en cours, de planifier les sprints et d’obtenir des retours instantanés et des rapports en temps réel.
Asana et JIRA sont les outils les plus populaires pour faciliter la collaboration des équipes à distance.
Amélioration de la planification
Le manque de planification fait perdre jusqu’à 36 % du temps de travail des employés. Les entreprises qui planifient et programment leurs objectifs et leurs activités obtiennent plus de résultats et sont plus efficaces. La planification quotidienne, hebdomadaire et mensuelle permet aux équipes d’organiser efficacement leurs flux de travail. Avec un logiciel de collaboration, par exemple, les employés peuvent partager des calendriers publics ou personnels pour connaître toutes les réunions et les échéances. Les travailleurs peuvent programmer des réunions quotidiennes, des réunions de planification, des conférences, des séances de brainstorming, et bien plus encore, en un seul clic. Par exemple, le collecticiel Asana fournit aux utilisateurs son propre calendrier pour une planification facile et rapide. Si un jour particulier semble bondé, les employés peuvent déplacer les dates d’échéance en faisant glisser les tâches vers une nouvelle date.
Identification rapide des talents
Trouver le bon spécialiste pour s’occuper d’un travail particulier au sein de l’entreprise peut être une tâche ardue, surtout lorsqu’une organisation compte plus de 50 employés. Grâce aux logiciels de collaboration, les travailleurs peuvent répertorier leurs compétences et leur expertise dans leur profil personnel. De cette façon, les chefs de projet peuvent clairement voir qui est capable d’effectuer une certaine tâche de manière efficace.
#4 Accélérer le travail
Les logiciels de collaboration ne sont pas seulement pratiques à utiliser ; ils permettent également à une équipe de gagner du temps et de se concentrer sur des tâches plus importantes.
Les intégrations logicielles avec des outils populaires et pratiques comme Google Docs, Dropbox, Trello et autres accélèrent également le travail. Un employé peut importer et exporter des documents via ces intégrations.
En outre, les logiciels de collaboration réduisent la paperasse et permettent ainsi de gagner du temps grâce à la documentation numérique.
#5 Amélioration de la satisfaction et de l’engagement des employés
L’emploi à distance est l’une des tendances qui se développent le plus rapidement dans le monde des affaires. Mais il est de plus en plus difficile de gérer tous les processus de travail à distance et de répondre aux besoins de tous les membres de l’équipe. L’une des principales tâches des logiciels de collaboration est de réunir les employés de différents sites de la manière la plus pratique possible. Cette tâche facilite non seulement le flux de travail d’une organisation, mais augmente également l’engagement des employés et leur satisfaction à l’égard de l’entreprise.
